Datenschutzinformationen für unsere Kunden UND GESCHÄFTSPARTNER Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den vereinbarten Verträgen bzw. Dienstleistungen.

1. WER IST FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICH UND AN WEN KANN ICH MICH WENDEN?
Verantwortlicher ist die

Hugo Overthun GmbH
Breisenbachstr. 102, 44357 Dortmund
0231-3347800

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti
Körnerstr. 45, 58095 Hagen
Telefon: +49 (0)2331/356832-0
E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu

2. WELCHE QUELLEN UND DATEN NUTZEN WIR?
Wir verarbeiten Daten, die wir aus der Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen, z. B. im Rahmen eines Vertragsschlusses oder Auftragserteilung, Anfragen, Angeboten und Beratungsgesprächen.

Konkret verarbeiten wir folgende Daten:
Stammdaten aus den Vertragsunterlagen (z. B. Name, Anschrift und Kontaktdaten, Bankverbindung),
Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Vertrags (z. B. Vertragsgegenstand, Rechnungsadresse, Zahlungsart und -weise, Ansprechpartner), Korrespondenz (z. B. Schriftverkehr mit Ihnen),
Werbe- und Vertriebsdaten.

3. WOFÜR VERARBETEN WIR IHRE DATEN (ZWECK DER VERARBEITUNG) UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?
Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

3.1 ZUR ERFÜLLUNG VERTRAGLICHER PFLICHTEN (ART. 6 ABS. 1 LIT. B DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, d. h. insbesondere zur Ausführung Ihrer Aufträge und unserer Serviceleistungen Ihnen gegenüber. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach den konkreten Dienstleistungen und den Vertragsunterlagen.

3.2 IM RAHMEN DER INTERESSENABWÄGUNG (ART. 6 ABS. 1 LIT. F DSGVO)
Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:

Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Geschäftskundenberatung und -betreuung und dem Vertrieb
allgemeine Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
Werbung, Markt- und Meinungsforschung
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vertrieb, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

3.3 AUFRGRUND IHRER EINWILLIGUNG (ART. 6 ABS. 1 LIT. A DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung.

Zudem haben Sie ggf. der werblichen Ansprache per E-Mail oder Telefon zugestimmt. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen.

3.4 AUFGRUND GESETZLICHER VORGABEN (ART 6 ABS. 1 LIT. C DSGVO)
Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Handelsgesetzbuch, Steuergesetze).

4. WER ERHÄLT MEINE DATEN?
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke und im Rahmen der Auftragsbearbeitung (Art. 28 DSGVO) weitergegeben werden. Dies ist bei von uns eingesetzten Auftragsverarbeitern insbesondere im Bereich von IT-Dienstleistungen und bei der Logistik, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten, der Fall.

Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sowie
sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben

Zur Einschätzung des Risikos eines Vertragsabschlusses ist es möglich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an eine Kreditauskunftei übersenden oder dort Informationen über Sie anfordern. Diese Übermittlung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zulässig, weil wir mit der Einschränkung des wirtschaftlichen Risikos berechtigte Interessen verfolgen. Die Kreditauskunfteien bewerten die von uns und anderen gesammelten Informationen und übermitteln uns im Einzelfall eine Einschätzung des Ausfallrisikos.

Mögliche Partner dieses Datenaustauschs sind:

SCHUFA Holding AG
Postfach 10 34 41
50474 Köln

Datenschutzangaben: https://www.schufa.de/de/datenschutz/

Infoscore Forderungsmanagement GmbH
Gütersloher Straße 123
33415 Verl

Bisnode Deutschland GmbH (Dunn and Bradstreet)
Robert-Bosch-Straße 11
64293 Darmstadt

Datenschutzangaben: https://www.bisnode.de/daten-und-sicherheit/

Creditreform Münster
Scharnhorststraße 46
48151 Münster
Datenschutzangaben:
https://www.creditreform.de/muenster/datenschutz

Datenschutzangaben: https://www.inkassoportal.de/rechtliches/datenschutz

5. WIE LANGE WERDEN DIE DATEN GESPEICHERT?
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags umfasst. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

6. WERDEN DATEN IN EIN DRITTLAND ÜBERMITTELT?
Wir beabsichtigen nicht, personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln. Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) nur dann, soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Buchführung, Verwaltung) ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Soweit wir uns zur Durchführung unseres Vertragsverhältnisses Software von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten oder Software von Anbietern mit Subunternehmern/Dienstleistern in Drittstaaten bedienen, können – je nach Verarbeitungszweck – Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten (z. B. in die Vereinigten Staaten von Amerika) übermittelt werden.

Wir weisen darauf hin, dass mit Wegfall des EU-US-Privacy Shields derzeit für die Vereinigten Staaten ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission i.S.d. Art. 45 Abs. 3 DSGVO für ein ausreichendes Datenschutzniveau fehlt. Daher schließen wir mit von uns eingesetzten Dienstleistern/Anbietern zum Schutz Ihrer Daten die von der EU-Kommission erlassene Standarddatenschutzklauseln i.S.d. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO. Ferner haben einige unserer Dienstleister für deren Unternehmen interne von der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigte verbindliche Datenschutzvorschriften (BCR) im Sinne des Art. 47 DSGVO implementiert.

7. WELCHE WEITEREN DATENSCHUTZRECHTE HABE ICH?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der ab 25.05.2018 gültigen Fassung), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG).

8. BESTEHT FÜR MICH EINE PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

9. INWIEWEIT BESTEHT EINE AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGS¬FINDUNG IM EINZELFALL?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. INWIEWEIT WERDEN MEINE DATEN FÜR DIE PROFILBILDUNG GENUTZT?
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“).

11. WELCHE WIDERSPRUCHSRECHTE HABE ICH (ART. 21 DSGVO)
11.1 EINZELFALLBEZOGENES WIDERSPRUCHSRECHT
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

11.2 WIDERSPRUCHSRECHT GEGEN EINE VERARBEITUNG VON DATEN FÜR ZWECKE DER DIREKTWERBUNG
Wir können Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen auch für Direktwerbung verarbeiten. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen. Unsere Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 1.

Stand: 17.11.2023